Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością właściwego dokumentowania wszystkich przeprowadzanych operacji gospodarczych oraz prawidłowego naliczania i odprowadzania należności z tytułu podatków. Jeżeli firma zatrudnia pracowników, zakres obowiązków formalnych poszerza się i będzie obejmował także kwestie związane z płacami oraz sprawami kadrowymi. Ponieważ są one dość złożone i często dorównują pod tym względem zagadnieniom z dziedziny rachunkowości, najlepiej powierzyć je sprawdzonej księgowej. W Gdyni usługi tego rodzaju oferuje firma DB Księgowość, zajmująca się także prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub w zależności od potrzeb również pełną księgowością. Przekonajmy się, co łączy się z przygotowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wchodzi w zakres obsługi kadrowej przedsiębiorstwa i wiąże się z przygotowywaniem oraz bieżącym uzupełnianiem tzw. akt pracowniczych. Obejmują one specjalne zestawy dokumentów dla każdej z osób zatrudnionych na umowie o pracę lub jednej z pozostałych dopuszczalnych przez prawo umów, tj. zleceniu lub umowie o dzieło. W aktach znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące stosunku pracy i jego przebiegu. W grę będzie tu więc wchodziła zawarta umowa o pracę i aneksy do niej, a także świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia, dokumenty poświadczające wykształcenie i dodatkowe kwalifikacje wymagane na konkretnym stanowisku np. uprawnienia branżowe czy prawo jazdy. W dokumentacji umieszcza się zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, poświadczenia odbycia przeszkolenia BHP i ppoż., jak też informacje o odbytych kursach.

Co jest ważne w przypadku dokumentacji pracowniczej?

W aktach pracownika powinny się znajdować wszystkie aktualne dokumenty pozwalające na wykonywanie obowiązków pracowniczych. Będzie to ważne w przypadku kontroli z Urzędu Pracy, Urzędu Skarbowego, a także ZUS-u czy innych uprawnionych instytucji. Brak niektórych zaświadczeń np. badań lekarskich może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny.